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GESTION ACADÉMICA

Es una herramienta utilizada, para llevar a cabo los trámites de la gestión de notas, es decir que aborda todo lo concerniente a:

1. Pre – Inscripción en línea: los nuevos aspirantes (posibles estudiantes) diligencian sus datos a través de un formulario vía web lo imprimen desde sus casas y lo presentan directo a la institución para iniciar el proceso de matrícula, con esto ya se está adelantando en gran modo la posible matrícula, pues los datos quedan registrados y en caso de llegar a ser matriculados ya se encuentra adelantada la tan engorrosa recogida de la información el día de la matrícula.

2. Pre – Matrícula: Esta es la confirmación por parte de aprendices y/o estudiantes de los datos que ya se encuentran en sistema, es aquí donde se actualizan los datos y se confirma la continuidad del estudiante por parte del mismo, también es clave para que a la hora de la matrícula solo sea imprimir y firmar.

3. Matrículas: Es donde se capturan los datos de estudiantes, padres de familia y acudientes, en caso que la institución opte por la matrícula tradicional. Recordemos que la información correcta recogida en la matrícula es requerida para la buena marcha de los procesos académicos.

4. Libro de Matriculas: Impresión libro de matrículas.

5. Generación e Impresion de Boletines

6. Jornadas, Cursos y Grados: Creación de las diferentes jornadas, cursos y grados que surgen como resultado del proceso de matrículas y la capacidad física de la institución.

7. Asignación Académica: Parte organizacional de gran importancia que marcará la operatividad académica de la institución, aquí se asignan la jornada, días, horas clase, asignatura a los diferentes instructores de la institución.

8. Impresión de certificaciones y/o constancias de estudio: Impresión individual, por curso o carrera, semestre etc.

9. Libro de calificaciones: Impresión del libro de calificaciones

MÓDULO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

En este, se gestionan todos los datos correspondientes a configuración del sistema, y es única responsabilidad del Administrador y el Departamento de Sistemas.

Ayuda en la gestión diaria y operativa de todo el quehacer que demanda una institución educativa, es aquí donde encontramos los siguientes informes y beneficios:

  • Diligenciamiento e impresión de las constancias de matriculas
  • Diligenciamiento e impresión de los certificados de calificaciones
  • Diligenciamiento e impresión de las constancias de estudio
  • Directorio de estudiantes
  • Directorio de docentes
  • Protocolización docente

CARTERA ACADÉMICA

Es a través de este por donde se gestionan los pagos de pensiones y otros costos, es una herramienta que permite de manera sencilla optimizar el proceso de cobros y recaudo de cartera.

Este módulo permite entre otras operaciones las siguientes:

  • Correos automáticos de cobro a acudientes de estudiantes en mora
  • Pago en línea por parte de los padres de familia
  • Notificaciones de cobro al celular desde la App móvil a acudientes de estudiantes en mora
  • Generación de facturas
  • Los padres con su usuario y contraseña descargan desde su casa la factura a pagar
  • Generación de reportes.


MÓDULO DE CORREOS MASIVOS

Es una herramienta que permite diseñar correos a los cuales se les puede adjuntar archivos e imágenes para ser enviados con un solo clic a todos los miembros de la comunidad educativa. Es flexible, fácil de usar y diseñada para las instituciones educativas.

Opera de la siguiente forma:

  • Listas: aquí se crean las listas personalizadas que agrupan la población a la que se desea enviar algún tipo de correo específico
  • Campañas: Es donde se gestiona el correo que se va a enviar, con archivo adjunto si es necesario
  • Enviar correos: En este procesos - paso se relacionan la lista y la campaña y se envía el correo.




MÓDULO DE COORDINACIÓN

La Coordinación de Preescolar, Básica Primaria y Bachillerato, tienen a su cargo el controlar, asignar y gestionar información adecuada para que los docentes y demás miembros de la comunidad educativa puedan en sus módulos tener la disponibilidad de los datos necesarios para sus procesos.

Además llevar un control sobre la entrada de datos de los docentes, accesos al sistema, fechas de corte y otros adicionales que se requieren.

Generación de tikets para aquellos docentes que por error u omisión o cualquier otro motivo deben corregir información de notas, asistencia, tareas u otro tipo de dato consignado en la plataforma.

MÓDULO DE REPORTES Y CONSULTAS

Existe una variedad de reportes agrupados de acuerdo a diferentes parámetros. Por ejemplo:

  • Los que corresponden a las actas disciplinarias y académicas
  • Las estadísticas de rendimiento académico, por curso, grado, asignatura, entre otros.
  • Los de observaciones registradas por los profesores, los cuales van dirigidos al observador del estudiante – hoja de vida.
  • Consolidados y acumulados académicos
  • Los de cantidad de inasistencias por estudiante, por fecha, por curso, etc.
  • Los que presentan comportamiento disciplinario por curso
  • Los informes requeridos para el DANE, o para la protocolización docente
  • Generación de datos estadísticos – DANE
  • Archivo plano inscripción estudiantes ICFES


MÓDULO DE PADRES

Es un espacio diseñado para los PADRES DE FAMILIA, estos pueden consultar la información completa y detallada de los procesos académicos y convivenciales de sus acudidos, tienen a su disposición la siguiente información:

  • Tareas por materia
  • Inasistencias
  • Notificaciones
  • Hoja de vida del alumno
  • Boletín informativo por periodo

MÓDULO DE TAREAS

Es por este que los docentes desde cualquier dispositivo con conexión a internet asignan las tareas por curso o por estudiante, y los estudiantes ingresan de igual forma consultando las mismas, todo esto lo realizan a través de la aplicación móvil.

MÓDULO DE SEGURIDAD Y AUDITORÍA

Sólo a disponibilidad del Administrador del Sistema. En éste módulo se realiza el control de las operaciones y accesos de los distintos usuarios, para identificar las entradas de datos e información relevante de cada proceso.

Es por aquí donde se crean, se editan, modifican, habilitan, inhabilitan los usuarios y roles de usuarios.



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